формальные особенности товара (цвет, вес, размер и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.

Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате), у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Документ инвойс (invoice) соответствует документу счёт на оплату (commercial invoice) или счет-фактура (proforma invoice), применяемым в РФ.

Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму причитающегося за товар платежа, инвойс может быть использован в качестве накладной, направляемой с товаром.

По требованию таможенных органов во многих странах инвойс (счет-фактура) выписывается на установленных бланках, такие счета одновременно служат и сертификатом о происхождении товара или сочетаются с ним.

Инвойс – заполнение и правильное оформление

Международная торговля подразумевает определенный уровень навыков участников внешнеэкономических отношений. Коммерсант (как покупатель или продавец) должен точно разбираться, для чего нужен инвойс или другой документ, а также иметь навыки оформления. В этой статье мы расскажем про инвойс и другой, похожий по определению документ, называемый проформа-инвойс. Вы узнаете, для чего предназначены инвойс и инвойс проформа, а также получите представление о роли, которую играет такой документ в международных коммерческих операциях.
Что такое инвойс
Инвойс (Invoice) можно перевести как счет, документ (сопроводительная грузовая документация), который получает покупатель от продавца на определенный товар.

Инвойс на товар и проформа инвойс включают:

• название отправителя;
• адрес продавца;
• дата инвойса;
• номер инвойса;
• описание на товар;
• описание упаковки;
• как обозначен товар на упаковке;
• цена инвойса;
• условия поставки и порядок расчетов, которые должен выполнить покупатель.

Цена инвойса проставляется на основании коммерческого контракта. Отгрузочный инвойс может служить накладной на товар, которая следует вместе с ним, как документ, подтверждающий его происхождение. Оформление инвойса – факт, устанавливающий, что покупатель должен оплатить товар на условиях контракта.

Счет-фактура инвойса - главный документ на декларируемый товар, подтверждающий стоимость. Данные, которые содержит коммерческий инвойс — это та основа, которая служит базой для определения величины сборов таможни за экспортируемый/импортируемый товар, а также НДС (должен уплатить покупатель). В отечественных сделках документ, который бы копировал инвойс, отсутствует.

Учитывая это, можно сделать вывод, что предприятия РФ используют документ транспортный инвойс только при сделках, в которых покупатель или продавец являются иностранными компаниями. Если же попытаться найти образец инвойса в российской практике, то наиболее близким к нему является такой документ, как «счёт на оплату», который получает покупатель.

Как документ инвойс должен включать такую информацию:

• номер инвойса и день, когда оформлен документ (дата инвойса);
• название и адреса компаний Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Получателя товара;
• номера заказа и контракта, а также их даты;
• инкотермс на поставку;
• условия расчета;
• наименование, описание и код ТН ВЭД на товар;
• количественные характеристики товара, цена и общая стоимость поставки;
• государство, в котором произведен товар.

Как происходит оформление инвойса

Чтобы разобраться, как заполнить инвойс, необходимо знать, как оформляется такой документ. Инвойс, заполнение которого осуществлено по описанным выше правилам, а также 5 копий этого документа должны прилагаться к отправлению. При этом, хотя бы одна из копий инвойса должна как документ сопровождать товар. Отгрузочный инвойс, а также транспортную накладную помещают в клейкий карман для авиаотправлений. Специалисты рекомендуют положить документ контракт инвойс (дополнительную копию) внутрь отправления.

Бизнесмены, которые принимают решение участвовать в международных торговых сделках (как покупатель или продавец), должны отдавать себе отчет о существующих рисках. Для их предотвращения уже на первых стадиях оформления необходимы прочные знания в области теории и правил заполнения документа инвойс.
Опыт коммерческой деятельности в совокупности с хорошей ориентацией в движении цен мирового рынка позволяют бизнесменам составлять точные прогнозы на получение прибыли. Но для того, чтобы гарантировать успех, этого может оказаться недостаточно. Возьмем пример, который не является единичным.
Бизнесмен, выступающий как покупатель, точно рассчитал все расходы, издержки и пошлины, которые необходимо уплатить. Бизнес-план по сделке рассчитан на месячный срок, в течение которого покупатель должен реализовать импортированный товар оптом с минимальной наценкой. Принимая во внимание ограниченность собственных финансовых средств, покупатель оформляет кредит под 2% в месяц.

Казалось бы, покупатель все рассчитал точно, кроме одного – вероятности затягивания операции. Неправильно оформленная инвойс спецификация, или другой документ, могут задержать товар при оформлении на таможне на целый месяц. В результате неправильно оформленный инвойс свел на нет все усилия, которые приложил покупатель. Вместо прибыли покупатель может понести убытки, связанные с процентами по кредиту.
Пример инвойса, который стал причиной провала просчитанной операции, говорит о необходимости точного знания покупателем правил, по которым оформляется такой документ.

Особые требования к оформлению документа

Товар, включенный в документ инвойс на экспорт, должен быть описан с максимальной полнотой. Из такого описания должно быть понятно:

• Какой товар?
• Из каких материалов произведен товар?
• Как может использоваться данный товар?
• В каком количестве?

5 правил проверки инвойса

В случае, когда коммерческий инвойс, входит в комплект документов сопровождения на товар, покупатель должен:

• поверить наличие оригинала документа инвойс и его пяти копий;
• проверить описания на товар, которые содержит оформленный инвойс (образец заполнения описания представлен выше). При отсутствии или неполном описании
• необходимо внести правки в документ;
• проверить, содержит ли коммерческий инвойс объявленную стоимость товара, выраженную в денежных единицах определенной страны;
• проверить, содержит ли документ инвойс разбивку объявленной ценности на каждый товар. Кроме того, инвойс должен содержать общую объявленную ценность;
• покупатель должен проверить, содержит ли документ инвойс подпись грузоотправителя.

Оплата инвойса: в чем трудности

Оплата инвойса имеет некоторые особенности, которые связаны с обращением к денежной единице другого государства. Для международной сделки покупатель открывает р/с в валюте, оформляет банковские поручения, заполняет определенной перечень бланков. Помимо этого, покупатель должен иметь знания и возможности по выгодной покупке валютных средств и быстрому проведению платежей за товар.

Недостаток знаний и навыков покупателя часто приводит к увеличению сроков проведения международных платежей с последующими неустойками из-за ненадлежащего исполнения контрактных обязательств. Существует надежный вариант, воспользовавшись которым покупатель может избежать финансовых потерь.
Услуга по оказанию помощи по оплате инвойса популярна среди многих отечественных предпринимателей. Покупатель может не только быстро оплатить иностранные инвойсы в валюте, но и правильно оформить каждый документ по сделке, а также точно выполнить контрактные обязательства.

Что собой представляет проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proformainvoice) - это предварительный счет, который получает покупатель от экспортера. После согласования окончательного размера платежа, покупатель получает счет инвойс. В случаях, когда покупатель должен осуществить авансовый платеж, нужно выставить проформу-инвойс.
Проформа-инвойс содержит стоимостные данные, согласно которым покупатель может получить представление об общей сумме платежа. В то же время, проформа-инвойс не может выступать как документ подтверждения оплаты (для этого существуют аккредитивы). Кроме того, важно понимать, что как документ проформа-инвойс служит для покупателя подтверждением отгрузки, а не продажи товара.

Какие данные содержит документ проформа-инвойс:

• реквизиты сторон (покупатель, продавец);
• точные данные по моделям и артикулам товара;
• товар в количественном и стоимостном измерении;
• НДС (при начислении);
• где произведен товар;
• термины DAP, CPT или FCA Инкотермс-2010;
• полная сумма отправления.